Soluzioni archiviazione documentale PDFA

Per un ufficio senza carta offriamo sistemi di archiviazione documentale PDFA volte a migliorare la produttività aziendale, il flusso operativo, il controllo dei costi, la mobilità e la sicurezza, i nostri innovativi prodotti software possono migliorare ogni aspetto del vostro ambiente documentale, per tutto il ciclo di vita dei documenti

Maggiori dettagli

Dalla scansione alla gestione elettronica ed economicamente efficiente dei documenti, alla distribuzione e alla stampa controllatata, all'efficiente monitoraggio dei dispositivi, Ricoh può aiutare a rendere ancora più produttiva la gestione del parco macchine, della carta e dei documenti.

Software

Cattura e distribuzione dei documenti: Scansionate, estraete i dati chiave e distribuite i documenti direttamente dove sono richiesti, in modo sicuro e nel giusto formato.

Gestione dell'output e sicurezza: Assumete il controllo dell'ambiente di stampa, migliorate la mobilità, riducete il TCO e rafforzate la sicurezza dei documenti.

Gestione dei dispositivi: Risparmiate tempo e riducete i costi tramite il controllo avanzato e integrato di multifunzione e stampanti.

Archiviazione e gestione documentale: Catturate, combinate, convertite e gestite con facilità i documenti.

Soluzioni TotalFlow: Miglioramento dell'efficienza end-to-end nel processo di produzione, inclusi la creazione di documenti, i flussi di lavoro di produzione e la distribuzione.

Il formato PDF/A

Il formato (PDF/A) è conforme a uno standard pubblicato nel 2005 per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici ed è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe Systems Inc., implementato in Adobe Acrobat versione 5 e successive. PDF/A è in effetti un sottoinsieme di PDF, ripulito delle funzioni non pensate per l'archiviazione di lungo periodo. Per maggiori informazioni consulta PDF/A su Wikipedia.

Un file in formato PDF/A contiene tutte e sole le informazioni necessarie per visualizzare il documento come quando è stato creato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere incluso; testo immagini, immagini vettoriali, font etc. Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) non contenuti nel file stesso. La crittografia è stata eliminata.

Diversi enti, tra cui le Camere di Commercio, accettano ormai soltanto documenti in formato PDF/A. Infatti, dal 15 Gennaio 2009 con Decreto del Presidente Consiglio dei Ministri del 10.12.2008 entra in vigore l’obbligo di deposito dei documenti informatici con il formato PDF/A. Di seguito viene riportato un elenco degli atti che devono essere depositati obbligatoriamente in PDF/A presso il Registro Imprese (fonte: documenti della Camera di Commercio):

  • atti modificativi di patti sociali, di atti costitutivi, di statuti di società e di cessione di aziende
  • cessione di quote di Srl
  • progetti di fusione
  • situazioni patrimoniali di consorzi
  • bilanci finali relativi alla liquidazione di società di capitali o di cooperative (compreso eventuali verbali di approvazione espressa)
  • atti relativi alla nomina di liquidatori di società di capitali o cooperative
  • deposito statuto aggiornato (se non è stato già depositato come allegato dell'atto notarile di modifica)

 

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