Il formato (PDF/A) è conforme a uno standard pubblicato nel 2005 per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici ed è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe Systems Inc., implementato in Adobe Acrobat versione 5 e successive. PDF/A è in effetti un sottoinsieme di PDF, ripulito delle funzioni non pensate per l'archiviazione di lungo periodo. Per maggiori informazioni consulta PDF/A su Wikipedia.
Un file in formato PDF/A contiene tutte e sole le informazioni necessarie per visualizzare il documento come quando è stato creato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere incluso; testo immagini, immagini vettoriali, font etc. Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) non contenuti nel file stesso. La crittografia è stata eliminata.
Diversi enti, tra cui le Camere di Commercio, accettano ormai soltanto documenti in formato PDF/A. Infatti, dal 15 Gennaio 2009 con Decreto del Presidente Consiglio dei Ministri del 10.12.2008 entra in vigore l’obbligo di deposito dei documenti informatici con il formato PDF/A. Di seguito viene riportato un elenco degli atti che devono essere depositati obbligatoriamente in PDF/A presso il Registro Imprese (fonte: documenti della Camera di Commercio):
- atti modificativi di patti sociali, di atti costitutivi, di statuti di società e di cessione di aziende
- cessione di quote di Srl
- progetti di fusione
- situazioni patrimoniali di consorzi
- bilanci finali relativi alla liquidazione di società di capitali o di cooperative (compreso eventuali verbali di approvazione espressa)
- atti relativi alla nomina di liquidatori di società di capitali o cooperative
- deposito statuto aggiornato (se non è stato già depositato come allegato dell'atto notarile di modifica)
